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INTRODUCTION
1. Cette réunion est exemplaire en ce sens qu'elle fournit des orientations stratégiques pour les opérations du FEM et témoigne manifestement de la maturation des procédures du Conseil. Ses délibérations et décisions contribueront à l'accélération et à la rationalisation des décisions ainsi qu'à l'amélioration de l'efficacité et de la productivité des opérations du FEM.
OUVERTURE DE LA RÉUNION
2. La réunion est ouverte par M. Mohamed T. El-Ashry, Directeur général/Président du Fonds.
ÉLECTION DU PRÉSIDENT DE SÉANCE
3. M. Tuiloma Neroni Slade, représentant le groupe composé des Iles Cook, de Fidji, de l'Indonésie, de Karibati, des Iles Marshall, de la Micronésie, de Nauru, de Niue, de la Papousie-Nouvelle-Guinée, des Philippines, des Samoa, des Iles Salomon, de Tonga, de Tuvalu et de Vanuatu, est élu à la présidence de la réunion.
ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR
4. Le Conseil adopte l'ordre du jour provisoire figurant dans le document GEF/C.7/1/Rev.1.
DÉCLARATIONS AU TITRE DES CONVENTIONS SUR LA DIVERSITÉ BIOLOGIQUE ET SUR LES CHANGEMENTS CLIMATIQUES, SUIVIES DE QUESTIONS ET RÉPONSES
5. M. Calestous Juma, Secrétaire exécutif de la Convention sur la diversité biologique et M. Mukul Sanwal, Conseiller senior pour le Programme d'examen et d'évaluation des communications, Convention-cadre des Nations Unies sur les changements climatiques font une déclaration au Conseil, ce dernier au nom du Secrétaire exécutif de la Convention. Ils répondent ensuite aux questions des membres. Le Dr. Pierre Vellinga, Président du STAP, fait également une déclaration au Conseil et répond aux questions des membres.
6. En répondant aux questions des membres du Conseil, le Président du STAP confirme que le STAP étudiera plus avant la nécessité et la nature d'une évaluation portant sur les Eaux internationales en vue d'adopter une perspective globale, mais que le STAP n'a pas l'intention de réaliser lui-même cette évaluation. Les futures activités du STAP dans ce domaine tiendront pleinement compte des résultats de la réunion du CSD sur les océans en avril 1996.
7. Le Conseil prend note de la proposition du STAP visant à organiser une séance de réflexion et un atelier sur la dégradation des terres, et il autorise le Directeur général à mobiliser des fonds pour cet atelier. Les résultats de ces deux réunions seront communiqués au Conseil.
DÉCISIONS DU CONSEIL
8. Un recueil des décisions approuvées par le Conseil est joint au présent compte rendu. Quelques notes explicatives sont fournies ci-après sur certains points abordés lors des discussions.
POINT 5 a) DE L'ORDRE DU JOUR Note du secrétariat sur la politique opérationnelle et l'Analyse par programmes
9. Le Conseil examine la note intitulée Secretariat Note on Operational Policy and Programmatic Analysis et convient qu'une analyse par programme est très utile pour ses travaux. Le Secrétariat devrait l'inclure dans la note d'accompagnement pour les programmes de travail proposés afin de lier les questions concernant les politiques et les programmes aux propositions de projets effectifs figurant dans les programmes de travail antérieurs et actuels du FEM, ainsi qu'aux propositions de projets en préparation en vue de les inclure dans les futurs programmes de travail. Le Conseil se déclare préoccupé par le grand nombre de projets autonomes et demande au Secrétariat de continuer à examiner cette question et ses incidences du point de vue de son intégration dans les activités des agents d'exécution et de faire rapport à ce sujet au Conseil, le cas échéant, dans le cadre des futures analyses par programme.
10. Les autres informations générales que le Secrétariat souhaite communiquer au Conseil devraient être fournies dans un document d'information qu'il ne sera pas nécessaire d'examiner au Conseil.
11. Toute question devant faire l'objet d'une décision devrait être traitée dans un document de travail avant la réunion. Les documents d'information établis pour la réunion ne feront pas l'objet d'une discussion sauf si un membre ou un des présidents jugent bon de soulever une question dans le cadre d'un point approprié de l'ordre du jour, ou des questions diverses. Un document d'information dont est saisie la réunion et qui n'est pas examiné durant celle-ci n'est pas supposé être entériné à titre de décision du Conseil sauf dans le cas des documents du Conseil précédemment approuvés qui ont été révisés et rediffusés sous forme de documents d'information.
POINT 5(b) DE L'ORDRE DU JOUR Programme de travail proposé
12. Les agents d'exécution informent le Conseil qu'un certain nombre de projets dans le domaine de la biodiversité sont actuellement mis au point, comme en témoigne le fait que 49 % des subventions du Bloc A et du Bloc B du PDF approuvées à ce jour sont destinées à la préparation de projets concernant la biodiversité. On a également fait observer que le projet concernant le lac Victoria, identifié comme un projet relatif aux Eaux internationales, comporte une très importante composante biodiversité. Certaines craintes sont cependant exprimées quant à l'équilibre des projets, du point de vue de la taille, de la répartition géographique et de la ventilation entre les domaines d'intervention, particulièrement en ce qui concerne la biodiversité. De plus, le Conseil demande aux trois agents d'exécution d'intensifier la coopération et la coordination pour éviter les doubles emplois et encourager la préparation conjointe des projets.
POINT 9(a) DE L'ORDRE DU JOUR Budget administratif du FEM
13. Bien que les hypothèses de planification sur lesquelles est fondé le budget aient été approuvées dans l'ensemble, certains membres craignent que les réalisations proposées ne répondent pas aux attentes d'un grand nombre de pays bénéficiaires et ne correspondent pas aux conventions. On a cependant fait observer qu'un budget administratif prévoyant une augmentation nominale de 3 % permettra une croissance de 30 % des réalisations des projets dans l'exercice 97. On prévoit une nouvelle augmentation de 25 % des réalisations durant l'exercice 98. De plus, les décisions qui ont été prises sur les activités de renforcement des capacités et le PDF sont très positives. Cela confirme clairement que le Conseil soutient résolument les objectifs du FEM.
14. Le Conseil reconnaît que la préparation du budget administratif sera facilitée s'il donne, sur la base d'une note du Secrétariat, des indications plus claires à celui-ci ainsi qu'aux agents d'exécution à la réunion d'octobre/novembre sur ces hypothèses de planification.
15. Un audit des comptes du STAP pour l'exercice 95 a été soumis au Conseil par le PNUE. Faute de temps, le Conseil n'a pu l'examiner. Les membres sont invités à soumettre leurs éventuelles observations sur cet audit au Secrétariat qui les communiquera au PNUE.
POINT 10 DE L'ORDRE DU JOUR Rapports avec les conventions
16. Le Conseil souligne l'importance qu'il attache à des rapports de collaboration étroite entre le FEM et chacune des deux conventions pour lesquelles le FEM sert de mécanisme financier. Il reconnaît qu'il est important d'entretenir ces relations et il demande au Secrétariat de continuer à les renforcer et à faire participer les secrétariats des conventions, le cas échéant, à la programmation des opérations du FEM.
17. Le Conseil laisse entendre qu'il serait utile que le FEM organise un atelier lors de la troisième réunion de la Conférence des Parties à la Convention sur la diversité biologique pour faire mieux connaître le FEM et ses activités aux Parties à la Convention.
POINT 11 DE L'ORDRE DU JOUR Questions diverses
18. En ce qui concerne la reconstitution des ressources, le Directeur exécutif fait savoir que le Secrétariat a pour l'instant l'intention d'engager des discussions à ce sujet au début de 1997.
19. Le Directeur général fait part au Conseil de quelques réflexions préliminaires sur l'organisation de la première réunion de l'Assemblée du FEM fin 1997. Le Directeur général est invité à établir une brève note interne décrivant l'Assemblée et à la diffuser pour observations aux membres du Conseil et participants au FEM. Le Directeur général invite tout pays désireux d'accueillir l'Assemblée à se mettre en rapport avec lui dans les meilleurs délais.
20. Le Directeur général et le Conseil reconnaissent l'importance des consultations du Directeur général avec les membres pour faciliter les travaux du Conseil. Le Directeur général est invité à examiner plus avant les moyens de renforcer encore davantage ses consultations et il demande aux membres de lui communiquer leurs éventuelles suggestions à cet égard.
21. Le Conseil prend note des dates suivantes proposées pour les deux réunions ordinaires du Conseil prévues pour 1997 :
a) 20 au 22 mai; et
b) 4 au 6 novembre.
CLOTURE DE LA RÉUNION
22. La réunion est close par les Présidents de séance le 4 avril 1996.
ANNEXE AU COMPTE RENDU CONJOINT DES PRÉSIDENTS
DÉCISIONS DU CONSEIL
DECISION SUR LE POINT 5(b) DE L'ORDRE DU JOUR Programme de travail
1. Après examen, le Conseil approuve le programme de travail proposé dans le document GEF/C.7/3 sous réserve des observations formulées durant la réunion et des commentaires techniques qui doivent être communiqués dans les trois semaines suivant la clôture de la réunion.
2. Le STAP est invité à examiner deux projets (Projet de gestion environnementale du lac Victoria et Projet d'énergie solaire thermique-électrique en Inde) dans le cadre de ses procédures d'examen sélectif..
3. Le Conseil a pris note de la décision du Comité d'exécution du Protocole de Montréal recommandant que :
« a) Le Conseil du FEM et les autres organismes d'aide envisagent favorablement des mesures supplémentaires pour accélérer l'assistance financière destinée aux projets dont l'approbation est proposée dans le cadre de leurs programmes de travail;
b) les futurs projets soient examinés compte tenu des informations et éclaircissements complémentaires que la Fédération de Russie doit fournir au Comité d'exécution. »
Le Conseil convient que le Directeur général ne devrait approuver le Deuxième projet d'élimination progressive des substances qui appauvrissent la couche d'ozone en Russie qu'après avoir reçu du Secrétariat confirmation qu'il a obtenu des réponses satisfaisantes aux questions posées à la Fédération de Russie par le Comité d'exécution du Protocole de Montréal. Les choix technologiques faits dans le cadre des projets relatifs à l'ozone doivent être reconsidérés conformément aux dispositions pertinentes de la stratégie opérationnelle du FEM.
4. Il a été largement reconnu que le succès du FEM dépendait largement des activités du type de celles décrites dans le projet proposé pour permettre aux projets d'être mis au point en fonction des priorités nationales. Il a toutefois été reconnu que ces activités ne devraient pas faire partie du programme de travail et que leur financement serait assuré par l'intermédiaire du PDF.
5. Le Conseil a examiné la proposition visant à simplifier les procédures d'approbation des projets de renforcement des capacités et décide que :
a) les activités de renforcement des capacités doivent être menées conformément aux orientations définies par les conférences des parties aux Conventions pour lesquelles le FEM sert de mécanisme financier, suivant les stipulations de la stratégie opérationnelle du FEM;
b) les montants des financements destinés à la préparation des activités de renforcement des capacités ont été calculés sur la base d'une estimation moyenne utilisée à des fins de planification. Toutefois, le niveau effectif du soutien apporté variera selon le pays et la nature des activités de renforcement des capacités;
c) un montant initial de 30 millions de dollars est approuvé pour accélérer le vaste effort déployé au titre des activités de renforcement des capacités destinées à favoriser l'application des deux conventions. Le Directeur général sera tenu de rendre compte régulièrement au Conseil des décaissements de fonds ainsi que des demandes et approbations concernant ces activités;
d) le processus d'approbation accéléré proposé est approuvé compte tenu de l'urgence de ces activités et de leur caractère préparatoire pour permettre aux pays d'aller de l'avant en ce qui concerne la mise en application des conventions;
e) le Secrétariat est invité à superviser la préparation des activités de renforcement des capacités et à rendre compte régulièrement au Conseil de l'approbation et de l'exécution des projets concernant ces activités afin de permettre au Conseil de suivre les progrès réalisés dans ce domaine et de prendre en compte toute évolution des grandes orientations émanant de ces conventions pour ce type d'activités.
6. Le Secrétariat est également invité à coordonner, en consultation avec les agents d'exécution et les secrétariats des conventions, un processus de sensibilisation visant à informer les pays bénéficiaires de la disponibilité des ressources pour financer des activités de renforcement des capacités et évaluer les demandes d'aide financière au cours des deux à trois mois suivants. Le Secrétariat est invité à assurer la coordination nécessaire et à faire en sorte qu'il soit répondu promptement aux demandes de ce type présentées par les agents d'exécution.
DÉCISION SUR LE POINT 5(c) DE L'ORDRE DU JOUR Analyse du PDF
7. Le Conseil a examiné le document GEF/C.7/10 intitulé Analysis of the PDF et il prend note des informations et des conclusions qui y figurent. Il a insisté sur le fait que le Secrétariat et les agents d'exécution devraient s'efforcer d'obtenir des cofinancements pour les subventions du PDF, conformément aux principes des surcoûts et de l'intégration des activités du FEM. Le Conseil a également demandé aux agents d'exécution de faciliter l'accès d'une vaste gamme d'agents d'exécution potentiels aux subventions du PDF, notamment des ONG et des établissements universitaires. Les ressources du PDF devraient essentiellement servir à mettre au point des projets.
8. Le Conseil approuve un montant supplémentaire de 5 millions de dollars pour le PDF. Le Directeur général est autorisé, compte tenu de la disponibilité d'un cofinancement et à titre exceptionnel, à autoriser des subventions du Bloc A en dépassement du plafond autorisé de 25.000 dollars et pouvant atteindre 50.000 dollars lorsqu'il est établi par le Directeur général qu'un financement supplémentaire du Bloc A du PDF est justifié. Le Directeur général rendra régulièrement compte au Conseil de l'approbation des subventions du Bloc A dépassant ce plafond.
9. Le Secrétariat est invité à définir des orientations opérationnelles sur l'utilisation des fonds du PDF sur la base de l'analyse préparée pour la réunion du Conseil et des observations formulées par le Conseil durant sa réunion.
10. Le Secrétariat est invité à procéder, en consultation avec les agents d'exécution, à une estimation et à une évaluation approfondies du PDF, pour examen par le Conseil à sa réunion de mai 1997.
11. Le Secrétariat est également invité à fournir à la prochaine réunion du Conseil des informations sur les agents de liaison opérationnels au niveau national.
DÉCISION SUR LE POINT 5(b) DE L'ORDRE DU JOUR Propositions relatives à l'approbation des programmes de travail du FEM
12. Le Conseil a examiné le document GEF/C.7/7 intitulé Proposal for Approval of GEF Work Programs, et approuve la proposition qui y figure à titre expérimental pour une durée d'un an sous réserve des révisions et conditions suivantes :
a) Un programme de travail proposé peut être transmis pour approbation par courrier entre deux réunions du Conseil;
b) les programmes de travail proposés transmis par courrier doivent être approuvés conformément aux paragraphes 34 à 36 des règles de procédure du Conseil concernant les décisions sans réunion. Les membres du Conseil devraient disposer d'un délai de quatre semaines pour examiner les programmes de travail proposés;
c) un membre du Conseil peut choisir de retirer ses objections à l'encontre d'un projet. Il est reconnu que les objections doivent porter sur des questions de fond. Si toutes les objections à l'encontre d'un programme sont levées, le projet peut aller de l'avant.
13. Le Conseil examinera ces procédures à sa réunion de mai 1997.
DÉCISION SUR LE POINT 6 DE L'ORDRE DU JOUR Suivi et évaluation
14. Le Conseil a examiné le document GEF/C.7/5 intitulé Monitoring and Evaluation: work program and budget. Il est généralement reconnu que le suivi et l'évaluation devraient occuper une place importante dans les activités du FEM. Tout en reconnaissant pleinement que le haut responsable du suivi de l'évaluation récemment nommé dispose de très peu de temps pour établir ce document, le Conseil demande qu'il soit révisé de façon à présenter un programme de travail plus détaillé. Ce document devrait aborder à l'échelle de l'ensemble du FEM le suivi et l'évaluation, comme le recommande l'évaluation indépendante de la phase pilote du FEM et comme convenu dans le cadre de la restructuration du FEM. Il devrait définir les objectifs, priorités, orientations et procédures du Programme de suivi et d'évaluation ainsi que ses composantes et résultats spécifiques. Ce programme devrait s'appuyer sur les politiques de suivi et d'évaluation des agents d'éxécution. Le Conseil demande que le document révisé soit distribué aux membres au plus tard en juillet pour examen et commentaires.
15. Il a été convenu qu'un budget intérimaire était nécessaire pour les premiers mois de travail en attendant l'approbation d'un programme de travail et d'un budget plus détaillés. Le Conseil a approuvé un budget intérimaire de 398.000 dollars pour l'exercice 97, à ajouter au budget du Secrétariat.
DÉCISION SUR LE POINT 7 DE L'ORDRE DU JOUR Participation du public
aux projets FEM
16. Le Conseil a examiné le document GEF/C.7/6 intitulé Public Involvement in GEF Projects et approuvé les principes de base de la participation du public à la conception, l'exécution et l'évaluation des projets financés par le FEM, sous réserve : a) que l'accent soit mis sur la participation et les parties prenantes locales; b) que les conditions propres à chaque pays soient prises en compte; et c) que la participation du public soit conforme aux dispositions de l'Instrument. Le Secrétariat est invité à établir le plus rapidement possible des directives opérationnelles.
DÉCISION SUR LE POINT 8 DE L'ORDRE DU JOUR Stratégie du FEM destinées à favoriser
la participation du secteur privé
17. Le Conseil a examiné le document GEF/C.7/12 intitulé GEF Strategy for Engaging the Private Sector et décidé qu'il devait être révisé pour refléter une approche plus stratégique. Les questions liées à la participation du secteur privé ainsi qu'aux modalités de financement devraient être traitées dans le document révisé. Celui-ci devrait être soumis à nouveau à l'examen du Conseil.
DÉCISION SUR LE POINT 9 DE L'ORDRE DU JOUR Budget administratif
du FEM
19. Le Conseil a examiné le document GEF/C.7/8 intitulé Revised GEF FY97 Corporate Budget et accepte le projet de budget pour l'exercice 97. Sur la base de ce budget et des observations du Conseil, des chiffres soumis par les six entités du FEM doivent être révisés et joints officiellement en annexe à un document budgétaire révisé.
20. Le Conseil a décidé qu'un examen à mi-parcours du budget serait effectué pour faire l'objet d'un débat à sa réunion d'octobre.
21. Le Conseil s'est déclaré dans l'ensemble favorable à une croissance durable des résultats des opérations du FEM et à l'exécution de projets de haute qualité conformes à la Stratégie opérationnelle. En acceptant le budget administratif, le Conseil a fait savoir qu'il s'attendait à ce que, sur la base du budget, les agents d'exécution soient en mesure d'obtenir des projets des résultats représentant au total un montant estimé à 415 millions de dollars EU durant l'exercice 97. Le Secrétariat et les agents d'exécution ont été invités à s'efforcer constamment d'utiliser plus efficacement les ressources administratives, et en particulier à réaliser des gains de productivité à mesure qu'ils acquièrent de l'expérience en préparant et en gérant des projets FEM.
22. Le Conseil a reconnu qu'une certaine souplesse s'imposait en ce qui concerne le budget administratif et il a autorisé le Directeur général à approuver des augmentations de la partie opérationnelle du budget administratif des agents d'exécution pour faire en sorte qu'aucun projet de haute qualité admissible ne soit reporté faute de disposer des ressources administratives voulues. Le Conseil a reconnu que le Directeur général pouvait bénéficier de cette marge de manoeuvre, en cas de nécessité, à hauteur de 5 % du budget administratif approuvé des agents d'exécution.
23. Le Conseil approuve l'approche recommandée pour la comptabilité analytique et la préparation des futurs budgets du FEM, notamment la proposition visant à effectuer des travaux supplémentaires sur les mesures des performances et les résultats, comme il est proposé dans le document GEF/C.7/9 intitulé Recommendations Concerning the Preparation of the GEF Administrative Budget.
DÉCISION SUR LE POINT 10 DE L'ORDRE DU JOUR Relations avec les
Conventions
24. Après examen du document GEF/C.7/11 intitulé Relations with Conventions, le Conseil :
a) prend note des décisions de la seconde réunion de la Conférence des Parties à la Convention sur la diversité biologique concernant le FEM en tant que structure institutionnelle utilisant, à titre provisoire, le mécanisme financier de la Convention;
b) approuve le projet d'annexe proposé au Mémorandum d'accord entre la Conférerce des Parties à la Convention-cadre des États-Unis sur les changements climatiques et le Conseil du FEM sur la détermination du financement nécessaire et disponible pour l'application de la Convention, en modifiant la dernière phrase du paragraphe 3 qui sera libellée comme suit : « la Conférence des Parties peut, en donnant suite aux rapports du FEM, déterminer si les ressources disponibles pour l'application de la Convention sont suffisantes; et
c) approuve une méthode pour faire rapport aux Conférences des Parties à la Convention sur la diversité biologique et à la Convention-cadre sur les changements climatiques. Cette méthode consiste à soumettre à la Conférence des Parties le Rapport annuel le plus récent du FEM et le Rapport opérationnel trimestriel, ainsi qu'une mise à jour factuelle et une note établie pour la Conférence des Parties et présentant une synthèse des activités du FEM dans le domaine d'action couvert par la Convention et indiquant comment les directives et décisions de la Conférence des Parties ont été mises en oeuvre. Cette note pourrait également, préciser, le cas échéant, les points sur lesquels le FEM souhaiterait recevoir des instructions de la Conférence des Parties. Elle sera diffusée sous forme provisoire au Conseil pour observations avant sa transmission à la Conférence des Parties.
DÉCISION SUR LE POINT 11 DE L'ORDRE DU JOUR Questions diverses
25. Le Conseil a demandé au Secrétariat de formuler, en consultation avec les agents d'exécution, une proposition sur les moyens de simplifier et de rendre efficaces et efficients le traitement et le financement des projets de taille moyenne. En formulant cette proposition, le Secrétariat est invité à tenir compte de trois principes fondamentaux :
a) Un des trois agents d'exécution doit rendre compte au Conseil de tout projet financé par le FEM;
b) en recommandant des procédures simplifiées et efficaces, la proposition devrait utiliser les structures existantes et s'appuyer sur elles, et veiller à ce que ces procédures s'appliquent à tous les agents d'exécution potentiels prévus au paragraphe 28 de l'Instrument, et
c) le projet devrait couvrir le traitement et l'approbation des projets de dimensions moyennes. Reconnaissant qu'il existe diverses options, il est demandé que la proposition prenne en compte les points forts et les points faibles de chaque option.